JAKARTA - Ada tiga misi dalam penyelenggaraan kearsipan di Indonesia. Penyelenggaraan dan penyelamatan arsip ini sangat penting karena terkait dengan visi dan misi Presiden dan Wakil Presiden RI.
“Pertama, misi peningkatan kualitas SDM. Misi ini terkait dengan SDM kearsipan,” kata Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Sumrahyadi, di Jakarta, Senin (19/10).
Kedua, tambah dia, misi kemajuan budaya yang mencerminkan kepribadian bangsa. Misi ini erat kaitannya dengan pemanfaatan arsip statis.
“Ketiga adalah pengelolaan pemerintah yang bersih, efektif, dan terpercaya di mana dalam hal ini terkait dengan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja," katanya.
Arsiparis Madya yang juga Koordinator Kelompok Pengelolaan Laboratorium dan Autentikasi ANRI, Yanah Suryanah menyoroti soal letak geografis Indonesia yang berada di wilayah tropis.
Menurut dia, ini menjadi tantangan tersendiri dalam mempreservasi arsip statis, termasuk kategori arsip kertas.
“Kondisi iklim tropis dapat memicu kerentanan kerusakan arsip, termasuk juga dengan terjadinya bencana alam di berbagai wilayah Indonesia," ujarnya.
Ditambahkannya, ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional yang salah satu tugasnya menetapkan kebijakan kearsipan telah menetapkan Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2019 tentang Pedoman Penilaian Kerusakan Arsip Kertas. Peraturan ini menjadi acuan bagi lembaga kearsipan untuk mengidentifikasi dan mengategorikan jenis dan tingkat kerusakan arsip kertas serta faktor penyebabnya.
“Pimpinan lembaga kearsipan bertanggung jawab atas penilaian kerusakan arsip statis jenis arsip kertas ini. Adapun untuk kegiatan penilaian ini dilakukan secara tim. Dalam hal cara untuk memperlambat proses kerusakan arsip dapat dilakukan misalnya dengan cara penilaian kerusakan arsip yang dilakukan sejak akuisisi, merestorasi arsipnya dan menaikkan pH arsip misalnya sampai dengan pH 8.5 sehingga diharapkan arsip bisa lebih bertahan lama," kata Yanah.
Yanah menjelaskan ada beberapa kategori kerusakan dalam arsip kertas. Kategori kerusakan arsip kertas itu diantaranya kerusakan pada jilidan dan blok teks, kerusakan karena kimia, kerusakan karena mekanis, kerusakan karena air, dan kerusakan karena hama. Sedangkan tingkat kerusakannya terdiri dari tingkatan, yaitu ringan, sedang dan berat.
“Tingkat kerusakan arsip tersebut selanjutnya dinyatakan dalam prosentase atau persen yang dihitung berdasarkan perbandingan jumlah setiap tingkat kerusakan arsip kertas terhadap jumlah total arsip yang dinilai. Adapun penentuan tingkat kerusakan arsip kertas harus mempertimbangkan aspek bagian informasi arsip yang hilang, area luasan kerusakan fisik arsip dan pengaruh aksesibilitas terhadap kerusakan lebih lanjut pada arsip kertas," ujarnya.
